Kısa cevap: Ağ yazıcılarının çoğu, web arayüzünden giden posta (SMTP) sunucusu tanımlandığında toner azalması, kağıt sıkışması, kapak açık kalması veya bakım zamanı gibi olayları e-postayla bildirebilir. Uyarıları kişisel adres yerine ortak bir destek adresine yönlendirin, sayaç raporlarını da otomatik gönderime alın. Kurulumdan sonra test e-postasıyla ulaşıp ulaşmadığını ve spama düşmediğini kontrol edin.
Bildirim türleri ve kime gitmeli?
| Uyarı türü | Örnek olaylar | Önerilen alıcı |
|---|---|---|
| Sarf | Toner, drum, bakım kiti, atık toner kutusu azaldı veya bitti | Satın alma veya destek adresi |
| Arıza ve durum | Sıkışma, kapak açık, tepsi boş, hata kodu, çevrimdışı | Teknik sorumlu |
| Bakım | Üreticinin belirlediği periyodik bakım zamanı | Teknik sorumlu veya servis |
| Sayaç raporu | Toplam, renkli ve siyah beyaz sayfa sayıları | Muhasebe veya servis firması |
| Güvenlik | Yönetici girişi, ayar değişikliği (bazı cihazlarda) | BT sorumlusu |
Kurulum adımları
- Cihazın web arayüzünde SMTP sunucusu, port, şifreleme türü ve gönderen hesap bilgilerini girin.
- Yazıcılar için ayrı bir gönderen hesabı açın; kişisel hesabınızın şifresini cihaza yazmayın.
- Yukarıdaki tabloya göre alıcı gruplarını oluşturun.
- Her grup için yalnızca ilgili olayları işaretleyin, gereksiz bildirimleri kapatın.
- Test e-postası gönderip gelen kutusunu ve spam klasörünü kontrol edin.
Lexmark ipucu: Lexmark cihazlarda e-posta ayarları ve uyarı listeleri Embedded Web Server (EWS) üzerinden yapılır. Çok sayıda Lexmark cihazı olan kurumlarda Markvision Enterprise gibi filo yönetim araçları uyarıları tek ekranda toplar. Toner uyarısı geldiğinde doğru sarfı seçmek için uyumluluk tablosundan model kontrolü yapmayı unutmayın.
Kaçınılması gereken hatalar
- Uyarıları işten ayrılabilecek tek bir kişinin adresine bağlamak.
- E-posta şifresi veya güvenlik politikası değişince cihazı güncellememek.
- Toner azaldı eşiğini çok geç ayarlamak; yedek toner gelmeden cihaz durabilir.
- Çok sayıda cihazda merkezi izlemeyi değerlendirmeden tek tek ayar yapmak.
Sık sorulan sorular
Yazıcı e-posta bildirimi göndermiyorsa neye bakmalıyım?
En sık nedenler hatalı SMTP bilgileri, e-posta hizmetinin cihazdan gelen oturum açmayı engellemesi ve cihazdaki yanlış tarih, saat ya da DNS ayarıdır. Web arayüzündeki test gönderimi ve cihazın hata kaydı sorunu daraltmaya yardım eder.
Sayaç bilgisi servis firmasına otomatik iletilebilir mi?
Evet. Birçok cihaz sayaç raporunu belirlenen günlerde e-postayla gönderebilir; bakım sözleşmelerinde bu yöntem sayaç okumayı kolaylaştırır.
Her yazıcı için ayrı ayrı ayar yapmak şart mı?
Birkaç cihazda tek tek ayar yeterlidir. Cihaz sayısı arttıkça merkezi izleme yazılımı uyarıları tek yerde toplar ve ayar farklılıklarını önler.
Konuyla ilgili rehberler: Renk Kalibrasyonu ve Renk Kayması Nasıl Düzeltilir?, Çok Fonksiyonlu Yazıcıda Tarama İş Akışları: Kâğıt Arşivi Dijitale Taşımak, Bozuk Yazıcı Sürücüsü Tamamen Nasıl Silinir ve Yeniden Kurulur?, Yazıcıda Filigran ve Üst Bilgi Ekleme: “Gizli”, “Taslak” Baskıları. Tüm konular için Yazıcı Bilgi Bankası ve Lexmark toner uyumluluk tablosu.
