Kısa cevap: Fatura ve irsaliye için uygun yazıcıyı belge türü ve günlük evrak hacmi belirler. Kopyalı veya karbonlu çok nüshalı sürekli form basılıyorsa tüm nüshaları tek seferde çıkaran nokta vuruşlu yazıcı gerekir. E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliyeye geçmiş işletmelerde çıktılar çoğunlukla düz A4 kağıda alınır; bu iş için hızlı, ağa bağlı ve sayfa maliyeti düşük bir siyah beyaz lazer yazıcı daha uygundur.
Belge türüne göre doğru yazıcı
| Belge | Önerilen yazıcı | Not |
|---|---|---|
| Çok nüshalı sürekli form | Nokta vuruşlu | Alt nüshalar ancak baskı kafasının darbesiyle çıkar |
| E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye çıktısı | Siyah beyaz lazer | Düz A4 kağıt; hızlı ve ekonomik |
| Tek nüshalı matbu form | Lazer kullanılabilir | Form lazer ısısına uygun olmalı ve tepside doğru hizalanmalı |
| Koli ve kargo etiketi | Etiket yazıcısı | Evrak yazıcısının yükünü azaltır |
Seçim yaparken izlenecek adımlar
- Günlük ve ay sonu yoğunluğundaki evrak sayısını yazıcının önerilen aylık kapasitesiyle karşılaştırın.
- Muhasebe veya ERP programındaki form tasarımının kaymadan basıldığını deneme baskısıyla doğrulayın.
- Matbu form ve düz kağıt aynı cihazda kullanılacaksa ayrı tepsi ya da ayrı cihaz planlayın.
- Birden fazla kullanıcı ve sevkiyat noktası varsa yazıcıyı ağa bağlayıp sabit IP verin.
- Depo ve sevkiyat alanındaki toz, sıcaklık ve yoğun kullanımı dayanıklılık açısından değerlendirin.
- Arıza anında sevkiyatın durmaması için yedek bir cihaz veya baskı yolu belirleyin.
E-belgeye geçiş yazıcı ihtiyacını nasıl değiştirir?
Elektronik belgeye geçildiğinde matbu form, karbon kağıdı ve nokta vuruşlu yazıcı ihtiyacı genellikle azalır; basılan çıktılar düz kağıda alınan görünümlere dönüşür. Yine de bazı müşteriler veya sevkiyat süreçleri için çıktı alınmaya devam edilebilir. Hangi belgenin basılı olarak bulunması gerektiğini mali müşavirinizle netleştirip yazıcı planını buna göre yapın.
Lexmark ipucu: Düz kağıda e-belge çıktısı alan işletmelerde, ağ bağlantılı bir Lexmark siyah beyaz lazer yazıcı ay sonu yoğunluğunu rahat karşılar. Yüksek kapasiteli toner seçeneği olan modelleri tercih etmek, yoğun dönemde toner değişimi için işin durmasını azaltır; yedek tonerin her zaman elde bulunması da iyi bir alışkanlıktır.
Sık sorulan sorular
Fatura baskısı için mürekkep püskürtmeli yazıcı kullanılır mı?
Düşük hacimde kullanılabilir. Ancak yoğun evrak basan işletmelerde lazer yazıcılar genellikle daha hızlı ve sayfa başı maliyet açısından daha ekonomiktir.
Matbu faturada yazılar neden kayıyor?
Kağıdın tepsiye yerleşimi, sürücüdeki kağıt boyutu ve programdaki form kenar boşlukları birbirini tutmuyor olabilir. Programın form tasarımında hizalama yapılıp deneme baskısıyla kontrol edilmelidir.
Sevkiyat alanına ayrı yazıcı koymak gerekir mi?
Sevkiyat ofisten uzaksa veya yoğunsa, irsaliye ve etiketlerin o noktada basılması işi hızlandırır ve belge karışıklığını azaltır.
Konuyla ilgili rehberler: Kısa Süreli Yazıcı Kiralama: Fuar, Seçim, Proje ve Etkinlikler, MFP (Çok Fonksiyonlu Yazıcı) Nedir?, Renkli Yazıcı mı, Siyah-Beyaz Yazıcı mı? Ofis İçin Doğru Seçim, Yazıcının Etrafında Ne Kadar Boşluk Bırakılmalı?. Tüm konular için Yazıcı Bilgi Bankası ve Lexmark toner uyumluluk tablosu.
